Kleiner E-Mail Knigge

Allgemeines:

So wie man im Geschäftsleben den "DIN-Brief" oder ähnliche Standardisierungen kennt, so gibt es auch für E-Mails einige Grundregeln.

Niemand wird mal eben einen dahingeschluderten Brief abschicken, denn das würde dem Image schaden. Erstaunlicherweise sind viele bei E-Mail nicht so sensibel. E-Mails tendieren zwar dazu, etwas salopper formuliert zu werden als Papierkommunikation, aber sollte es nicht auch bei E-Mails eine gewisse Schmerzgrenze geben? Bedenken Sie dabei, welchen Eindruck Ihr virtueller Gegenüber von Ihnen bekommt. Wenn man also jemandem etwas mitteilen will, sollte man dafür sorgen, daß der Empfänger das auch lesen kann.

Dies geht über die bloße Möglichkeit, den Text zu entziffern, hinaus. Ein gut lesbarer Text wird wesentlich mehr Aufmerksamkeit erfahren. Auch will sich sicher niemand als jemand outen, der von elementaren Grundregeln der elektronischen Kommunikation keine Ahnung hat. In den vergangenen mehr als 25 Jahren haben sich Regeln für das E-Mail-Schreiben herausgebildet, die von jedem erfahrenen Internet-Nutzer eingehalten werden:

Die Wahl des Subjects (Betreff)

Hier achte man auf Aussagekraft. Da viele Mail-Programme eine Übersichtsliste der E-Mails mit begrenzter Länge darstellen, sollte sich der Inhalt vor allem am Anfang des Subjects finden. Lange Subjects sollte man vermeiden, da einige Programme dabei Probleme haben (z.B. fügt Netscape unmotiviert Leerzeichen ein).

Realname

Der Realname ist der wirkliche Name des Absenders (also Vor- und Nachname). Er sollte auf jeden Fall in der From-Zeile stehen. Das muß man in der Konfiguration des Mail-Programms erledigen.

Unterteilung in Absätze

Texte lesen sich besser, wenn sich das Auge an optischen Marken festhalten kann. Endlose Absätze sind einfach schlecht lesbar. Man trenne Absätze durch Leerzeilen. Zeilenlänge und Umbrüche. Eigene Texte sollte man auf etwa 70 Zeichen pro Zeile umbrechen (die meisten Mail-Programme machen das auf Wunsch automatisch). Längere Zeilen sind schlecht lesbar und führen oftmals beim Zitieren (Quoten) zu Problemen.

Wörter mittels Bindestrich zu trennen

ist unüblich und beim Umformatieren von Zitaten ausgesprochen lästig; dies sollte man nur in extremen Ausnahmefällen machen, etwa wenn sonst halbleere Zeilen resultieren würden.

Zeichensätze

Standard ist ASCII; kurz gesagt ist das alles, was man braucht, um einen englischen Text zu schreiben, es fehlen also insbesondere die Umlaute diverser Sprachen. Der nächste gängige Zeichensatz ist ISO-8859-1 (auch "latin1" genannt). Neuer ist ISO-8859-15, der sich von vorgenanntem vor allem durch das Euro-Zeichen unterscheidet. Verwenden sollte man nur Zeichen, die das Mail-Programm des Empfängers richtig dekodieren kann. Mit ASCII kann jeder umgehen. Mit ISO kommt eigentlich auch jeder klar. Nach Möglichkeit vermeiden sollte man Nicht-ASCII-Zeichen im Header und im Subject.

Einfacher Text mit einer nicht-proportionalen Schriftart (alle Zeichen sind gleich breit, etwa Courier) hat natürlich nur sehr begrenzte Möglichkeiten, ist aber für E-Mail zweckmäßig; nur mit derartigen Schriften ist es möglich, Effekte wie Unterstreichungen oder "Tabellen" so zu schreiben, daß alle sie lesen können.

Signatures

Hier kann man am Ende einer Mail (typischerweise automatisiert) noch ein paar Zeilen mit Informationen, witzigen Sprüchen o.ä. anfügen. In RFC-1855 heißt es aber, daß eine Signature (oder nennen wir's Visitenkarte) maximal vier Zeilen lang sein sollte. Zur Trennung vom Text fügt man vor der Signatur eine Zeile ein, die zwei Minus- und ein Leerzeichen (also "-- "; in genau dieser Reihenfolge) und nichts anderes enthält. Das Leerzeichen ist wichtig! Ordentliche Mail-Programme können dann die Signatur automatisch abtrennen. Daß man auch in fünf Zeilen etwas sagen kann, zeigt folgendes Beispiel:

== Ulrich Hoehn==

== PC-Freund ==

== Strasse, PLZ Ort==

== Telefon ==

Wer unbedingt noch weitere Informationen unterbringen will, kann z. B. konform zum Standard, das "Organisation"-Feld des Mail-Headers ausfüllen. Das geht beispielsweise mit Netscape folgendermaßen. Unter Edit -> Mail and Newsaccount-Settings auf den obersten Eintrag klicken (der sollte die Absenderadresse enthalten) und dort unter Organisation den Namen der Firma oder Hochschule eintragen. Das wird dann sauber im Kopf jeder Mail vermerkt. Deshalb hat auch die Absender-E-Mail-Adresse nichts in der Signature zu suchen (steht ja schon im Header).

Von allzu vielen Informationen in einer E-Mail (Web- oder Post-Adressen sowie Telefonnummern) ist eher abzuraten. Man weiß nie, in welche Hände E-Mails fallen; inzwischen gibt es schon etliche Roboterprogramme, welche Webadressen, E-Mailadressen und Telefonummern aus den Signatures extrahieren und diese Daten dann Werbefirmen anbieten; frei nach dem Motto "30000 Telefonnummern aus deutschen Firmen".

Großgeschriebene Wörter

werden von der überwiegenden Mehrheit als Schreien 'gehört'. Es mag in der E-Mail zwar Teile geben, bei denen es nötig ist, zu Schreien, ABER SELTEN DIE GANZE E-MAIL LANG! Schreien Sie die Leute nicht an. Es ist unhöflich.

Anhänge (Attachments)

sind meist lästig, wenn nicht klar ist, daß der Empfänger genau weiß, was er damit soll, was vor allem bei proprietären Datenformen (z.B. Word-Dateien, vcard) schwierig sein kann. HTML verbietet sich aus denselben Gründen (und hat noch dazu in fast allen Fällen keinen Mehrwert). Statt ein einseitiges Word-Dokument als Anhang zu verschicken, kann man auch den Text über die Zwischenablage direkt in die Mail kopieren.

Die sogenannten "V-Cards"

und ähnlicher Tüddelkram blasen die E-Mail nur unnötig auf und haben keinen praktischen Nutzwert. Kennt man den Empfänger nicht, sollte man auch mit Informationen sparsam sein (siehe auch bei "Signatures"). Kennt man sich oder hat man öfter miteinander zu tun, genügt der einmalige Austausch von Adresse und Telefonnummer - das muß dann nicht an jede E-Mail angehängt werden.

Überprüfung der Einstellungen des Mail-Programms

Am Anfang oder nach Wechsel der Mailsoftware sollte man überprüfen, daß die eigene E-Mail dem entspricht, was hier beschrieben ist. Dazu schickt man sich selbst eine E-Mail, die möglichst viele der hier aufgeführten Punkte erkennen läßt. Insbesondere sollte man sein Programm konform zu den Standards machen (RFC-Dokumente). Bei Outlook kann dies durch ein kleines Häkchen im Einstellungsmenü geschehen.

Klicken Sie unter Extras - Optionen auf dem Reiter E-Mail-Format auf dem Knopf internationale Optionen und wählen Sie im Pop-Up-Menü den Punkt "Kopfzeilen von Antworten und Weiterleitungen in Englisch" aus. Dann können Sie auch gleich noch unter "Codierung für ausgehende Nachrichten" den Punkt "Westeuropa(ISO)" auswählen. Bei Outlook Express findet sich der Knopf "Internationale Einstellungen" auf dem Reiter "Senden" des Optionen-Dialogs.

Gleich noch ein Hinweis:

• Bei Outlook Express sehen Sie sofort die E-Mail in einem Vorschaufenster, sobald Sie auf eine Nachricht im Posteingang klicken. Manche Viren werden schon durch diese Vorschau aktiviert. Daher sollten Sie das Vorschaufenster abschalten. Die Einstellung dazu ist aber nicht leicht zu finden. Sie versteckt sich unter Ansicht - Layout. Im folgenden Dialog deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Vorschaufenster anzeigen". Bestätigen Sie die Änderungen nacheinander mit "Übernehmen" und "OK".

Regeln für Antwortmails (Zitieren)

Am Anfang sollte man vor allem sagen, auf wen man sich bezieht. Weitere Angaben sind fast immer überflüssig, da sie im Header ablesbar sind (z.B. Subject der Bezugsnachricht, Message-ID der Bezugsnachricht (bei den meisten Programmen)). Diese Einleitungszeile sollte man kurz halten, maximal zwei Zeilen reichen. Lange "witzige" Einleitungen langweilen schnell. Selbiges gilt erfahrungsgemäß auch für Anreden etc.

Zitieren

Das Zitieren der vorangegangenen Mail erfolgt durch Voranstellen des Größer-Zeichens an jedem Zeilenanfang. Das macht in der Regel das Mail-Programm automatisch. Wichtig ist dabei, daß die zitierten Zeilen keinesfalls umbrochen werden. Hiervon ausgenommen sind natürlich händische Eingriffe, um den Text zu trennen oder besser lesbar zu machen. Wichtig ist die Frage, wie viel man denn nun zitieren soll. Die Antwort ist einfach: So viel, wie für das Verständnis der Antwort nützlich oder notwendig ist, so wenig wie möglich! Das heißt insbesondere, daß man all das, auf das man nicht eingeht, komplett löscht. Möchte man eine längere Passage des Vorredners zusammenfassen, so schreibt man in eine einzelne Zeile in eckigen Klammern ein/zwei Stichworte hin und löscht dafür den betreffenden Abschnitt. Zwischen Zitaten und den eigenen Texten, die man dort zwischen die Zitaten schreibt (jeweils unter die Bezugsstelle), wo sie inhaltlich hingehören, fügt man zur optischen Trennung eine Leerzeile ein.

Die normale Leserichtung ist von links nach rechts und von oben nach unten, und man erwartet in dieser Richtung auch eine zeitliche und logische Abfolge in den Texten, die man liest. Vor allem Leser, die eine Menge von E-Mails lesen (und damit, nebenbei bemerkt, ideale Antwortgeber sind), schätzen es sehr, wenn sie zuerst den Text lesen können, auf den man sich bezieht. Das Zitat dient hier als Erinnerungshilfe, die natürlich dann nicht gegeben ist, wenn das Zitat am Ende steht. Außerdem ist es hierzulande so üblich. Das mag ein schwaches Argument sein. Aber mal ehrlich: ist man nicht verwundert, wenn man erst die Antwort erhält und dann die Frage gestellt bekommt? Es sollte klar sein, daß es ein Kardinalfehler ist, "Vollquotes", noch dazu am Ende der Mail (sogenanntes TOFU = Text Oben Fullquote Unten), einzufügen. Das will keiner mehr lesen. Leute, die so etwas tun, nennt man Vollquottel.

Subject verändern

Gelegentlich möchte man bereits im Subject kennzeichenen, daß sich das Thema verschoben hat, dann ändert man das Subject. Ständige Änderungen ohne wirklichen Grund oder gar, um dort schlagwortartig eine Aussage zu plazieren, sind schlechter Stil.

Re:

Antworten - und nur solche - tragen am Anfang des Subjects die Zeichenkette "Re:" plus Leerzeichen. Jegliche andere Kennung ist von Übel und kann von den meisten Programmen nicht richtig erkannt werden (außerdem ist es nicht Standard-Konform). Auch bei Outlook läßt sich das einstellen!

Warum das Dateiformat von 'Word' (Endung .DOC) kein Austauschformat ist

Dem Benutzer von Microsoft Office wird vorgegaukelt, es sei ganz einfach, seine Dokumente im jeweiligen Format per E-Mail weiterzugeben. Wer solche Dateien erhält, wird gezwungen, Microsoft Office zu verwenden. Diese Produkte hat aber nicht jeder und sie sind auch nicht auf allen Rechnerplattformen verfügbar. Im Hochschulbereich ist es sogar wahrscheinlicher, auf nicht-Microsoft-Rechner zu stoßen als woanders. Aber nicht nur deshalb ist der Austausch von Dateien im .DOC-Format (oder .XLS, .PPT, ...) eine schlechte Idee. In den meisten Fällen ist das Format schlicht ungeeignet und zu risikobehaftet.

Word-Dokumente können Makroviren enthalten. Daher sollten .DOCs von fremden Rechnern nur nach sorgfältiger Prüfung geöffnet werden. Aber auch andere Makros können beim Empfänger, unerwünschte Effekte hervorrufen. Auch wenn man davon ausgeht, daß die eigenen Dokumente sauber sind, kann man niemandem, der nicht genau die Risiken einschätzen kann, empfehlen, irgend ein fremdes Word-Dokument auf seinen Rechner zu holen. Was ist unangenehmer, als von einem Computer-Virus befallen zu werden? Aus Versehen einen Virus zu verbreiten! Eben dies ist Porsche im Sommer 2001 passiert.

Nicht einmal ältere Word-Versionen können Dokumente einer neuen WinWord-Version öffnen. Geschweige denn Menschen, die ein anderes Betriebssystem oder ein anderes Schreibprogramm benutzen.

Das .DOC-Format ist weder veröffentlicht, noch im Klartext nachvollziehbar. Jedes Dokument enthält unkontrollierbaren Datenmüll: den Autor, das Erstellungsdatum, den Dateipfad, den Makropuffer, den Löschpuffer, die Seriennummer Ihrer Netzwerkkarte und vieleicht noch mehr. Bei jedem Speichern werden zusätzliche Daten in die Worddatei geschrieben. Demzufolge sind Fragmente aus den Vorversionen, die längst gelöscht sein sollten und die gesamte Bearbeitungsgeschichte des Textes noch in der DOC-Datei enthalten. Mit einem Texteditor (Notepad) lassen sie sich teilweise wieder sichtbar machen. Mitunter weden sogar Fonts ins Dokument eingebunden. Die (unwissentliche) Weitergabe von Fonts kann sogar zu Copyright-Konflikten und damit vor den Kadi führen.

In den meisten Fällen ist es überhaupt nicht nötig, alle Formatierungen eines Textes weiterzugeben. Gerade bei E-Mails würde meist ein einfacher Text, direkt im E-Mail-Programm geschrieben oder übers Clipboard ("Zwischenablage") einkopiert, völlig genügen.

Wenn unbedingt ein formatierter Text versendet werden soll, kann man das RTF-Format verwenden (geht ganz leicht mit "Speichern unter .."). Oder man wandelt das Dokument mit Hilfe des Adobe Acrobat Destillers in das PDF-Format um. Microsoft hat Anfang Mai einen kostenlosen PDF-Konverter für Word angekündigt. Als weitere Möglichkeit bietet sich das Webseitenformat HTML an.

Legenden und Hoaxes

Legenden sind recht unterhaltsam, wenn sie das erste Mal auftauchen; verzeihbar auch noch beim zweiten Mal, aber nicht mehr, wenn's das siebte Mal ist, wenn es sie schon seit Monaten oder Jahren gibt. (Beispiel: Kostenlose Mobiltelefone von 'bitte passende Firma einsetzen', der arme Craig Shergold, der gerne eine Visitenkarte möchte oder die Virenwarnung, die man an alle Freunde und Bekannten verschicken soll).

Diese Geschichten leben weiter, weil es offensichtlich Menschen gibt, die denken, daß Sie für jedermann neu sein müssen, weil sie doch jetzt erst davon gehört haben. Wenn man sich die vielen Webseiten über Legenden und Hoaxes ansieht, ist es eine Schande, daß viele bereit sind, ihre Glaubwürdigkeit zu ruinieren, indem sie an solche Geschichten glauben. Man muß davon ausgehen, daß die Absender die Geschichten glauben, weil sie diesen Müll verschicken, ohne daß sie nachgedacht oder vorher einmal die einschlägigen Webseiten gelesen haben.

Soderle, ich hoffe es war jetzt für euch nicht zu viel, aber ich würde mich sehr freuen, wenn Ihr damit was anfangen konntet.

Euer Uli